‘Sinds ongeveer vijftien jaar zijn wij als Bibliotheca bezig met Open+,’ zegt Wim Markus. ‘Open+ is een bibliotheekmanagementsysteem dat je als bibliotheek in staat stelt om fysiek geopend te zijn buiten de tijden waarop personeel aanwezig is. Stel, een bibliotheek is van tien uur ’s ochtends tot tien uur ’s avonds toegankelijk. Binnen die openingstijd zijn er uren met personeel en uren zonder personeel. Dat laatste noemen we Open+-tijd. De gedachte erachter is simpel: waarom zou je als bibliotheek de sleutel van de bibliotheek niet aan je gebruikers geven? Natuurlijk wel gecontroleerd, dus iemand komt uitsluitend binnen met zijn bibliotheekpas. Dat kun je eventueel combineren met een pincode, zodat als je je pas verliest niet iemand anders onder jouw naam naar binnen kan. Bovendien kun je het systeem zo instellen dat iemand alleen naar binnen kan als hij niet te veel boete heeft of geblokkeerd is vanwege wangedrag.’

Joren Engelen (Tracs Systems): ‘Als een bezoeker eenmaal binnen is, kan hij boeken lenen of inleveren, internetten, werken, leren, printen als dat is aangesloten, kortom: gebruikmaken van alle faciliteiten die er overdag ook zijn. Alleen is er geen personeel om vragen aan te stellen, en je kunt geen eten en drinken kopen.’

Voordat we dieper in Open+ duiken, ben ik eerst nieuwsgierig wat jullie bedrijven doen…
Joren Engelen: ‘Tracs Systems is oorspronkelijk begonnen als IT-bedrijf. We hebben drie grote takken. De eerste is business-IT; we leveren software, hardware, access points en netwerken aan grotere bedrijven in Belgisch Limburg. Onze tweede tak is Paywash Go: software en betaalautomaten voor autowasstraten. En tot slot werken we voor steden en gemeenten met onder andere een eigen portfolio voor bibliotheken, denk aan printen en kopiëren, Bring Your Own Device-printing, publiekspc’s, gecontroleerd computergebruik, reserveringen en betaalautomaten.’

Wim Markus: ‘Bibliotheca is een wereldwijde aanbieder van bibliotheeksoftware en -technologie. We werken sinds ruim vijftig jaar samen met bibliotheken om hun dagelijkse processen eenvoudiger te maken, medewerkers te ondersteunen en bezoekers meer flexibiliteit te bieden. Vandaag de dag werken we samen met meer dan dertigduizend bibliotheken wereldwijd. Onze oplossingen hebben altijd te maken met zelfbediening, inleveren en lenen, toegankelijkheid en digitale betrokkenheid.’

En hoe hebben Bibliotheca en Tracs Systems elkaar gevonden?
Wim Markus: ‘De bibliotheekwereld is best klein. Leveranciers kennen elkaar, we zien elkaar jaar in jaar uit op dezelfde beurzen. Zo ben ik Tracs Systems tegengekomen. We kennen elkaar al langer, maar drie jaar geleden besloten we te gaan samenwerken, omdat we elkaar mooi aanvullen. Wij werken wereldwijd en doen veel met partners die de lokale wensen en behoeften beter kennen. Tracs Systems is zo’n partner, want zij hadden een veel betere lokale dienstverlening dan wij, zijn meer gericht op sales en deden al veel voor bibliotheken.’

Hoeveel bibliotheken gebruiken Open+ op dit moment?
Wim Markus: ‘Wereldwijd maken inmiddels meer dan 2200 bibliotheken gebruik van Open+. Het is groot in Scandinavië, maar groeit nu ook hard in Australië, Nieuw-Zeeland, Amerika en Europa. In Nederland en Vlaanderen gaat het om in totaal ruim vijftig bibliotheken.’ Joren Engelen: ‘En daar komen er steeds meer bij. In Utrecht volgt één bibliotheek in augustus en één in oktober. Ook Voorburg start dit najaar met Open+.’ Wim Markus: ‘In Duitsland hebben we net een grote aanbesteding gewonnen van 68 bibliotheken in één keer. Dat is onze grootste opdracht tot nu toe.’

Waarom is Open+ interessant voor bibliotheken?
Wim Markus: ‘Omdat je dan je gebouw of gebouwen veel beter benut. De bibliotheek is allang niet meer alleen een plek met kasten vol boeken. Je ziet loungeplekken, werkplekken, allerlei activiteiten, IDO’s en ondersteuning voor statushouders. De bibliotheek vindt zichzelf steeds opnieuw uit, alleen slaagt ze er niet altijd in zichzelf ook goed te vermarkten. Open+ helpt om die functie als centrale hub in de stad te versterken. Niet door personeel te vervangen, maar door de toegang te vergroten. Je kunt niet 24 uur per dag, zeven dagen per week alles bemand aanbieden. Maar je kunt het gebouw wel twaalf, veertien of vijftien uur per dag openstellen.’

Joren Engelen: ‘We zien in de cijfers dat er met Open+ meer mensen naar de bibliotheek komen. Meer mensen betekent meer werk. Daarom is Open+ geen verhaal van minder bibliotheek, maar van meer bibliotheek.’

Maar toch: is Open+ de voorloper van de bibliotheek zonder personeel, 24 uur per dag?
Joren Engelen: ‘Technisch gezien kan dat. Het gebouw staat er, de software kan het aan, alle componenten zijn er. Toch gebeurt het nergens ter wereld dat een bibliotheek 24 uur per dag, zeven dagen per week volledig onbemand open is.’

Wim Markus: ‘Sterker nog: zonder personeel wordt Open+ nooit succesvol. Je core business is en blijft dat je ter plekke aanwezig bent, vragen kunt beantwoorden, persoonlijk contact biedt. Open+ is een aanvulling. Niet meer, niet minder. Het is nadrukkelijk geen instrument om de bibliotheek in één keer onbemand te maken of mensen eruit te gooien.’

Wat als je bezoekers de sleutel geeft?

Met Open+ kunnen bibliotheken hun deuren langer openen, ook op momenten dat er geen personeel aanwezig is. Wim Markus van Bibliotheca en Joren Engelen van Tracs Systems vertellen hoe het systeem werkt, waarom vertrouwen cruciaal is en waarom Open+ volgens hen geen bedreiging is voor medewerkers, maar juist een aanvulling op hun werk.

Maar medewerkers kunnen wel bang zijn dat hun baan verdwijnt. Wat zeggen jullie tegen hen?
Wim Markus: ‘Die angst begrijp ik, maar onze ervaring van meer dan zestien jaar laat zien dat de rol van de bibliotheek juist breder en groter wordt. Zolang de politiek dat blijft inzien, wordt er geïnvesteerd. Tegelijk zijn we realistisch: het komt voor dat iemand met pensioen gaat en niet wordt vervangen. Dat gebeurt. Maar Open+ gebruiken om structureel mensen weg te bezuinigen, is funest voor een bibliotheek. Met Open+ wordt je dienstverlening alleen maar breder. Er komen meer bezoekers. Er moet meer worden schoongemaakt, meer worden opgeruimd, meer worden voorbereid en geadministreerd. Sommige bibliotheken hebben hun bemande openingstijd zelfs met een half uur ingekort omdat ze het extra werk rond Open+ moesten opvangen. Dat zegt genoeg.’

Joren Engelen: ‘Meer bezoekers betekent meer werk. Dat is heel simpel. Daarom moet je Open+ goed opstarten, met duidelijke regels en veel aandacht voor veiligheid. Dan zien ook medewerkers met eigen ogen dat het werkt.’

In jullie communicatie kom ik het begrip ‘derde huiskamer’ tegen...
Wim Markus: ‘De bibliotheek is voor veel mensen naast hun woning en hun werk een derde huiskamer waar ze zich ook thuisvoelen. Sociologen noemen zoiets een “third place”. Je kunt er ontspannen, studeren, internetten, mensen ontmoeten. Veel bibliotheken zitten op een A-locatie midden in de stad. Het gebouw staat er, alles is aanwezig. Dan is het zonde om die plek dicht te houden zodra er geen personeel is.’

Joren Engelen: ‘Open+ geeft gebruikers eigenlijk de sleutel van die derde huiskamer. Je geeft vertrouwen en je krijgt vertrouwen terug.’

Geldt dat ook voor orde en veiligheid? Ik was deze zomer in een bibliotheek tijdens reguliere openingstijden en daar liep zelfs terwijl de scholen al vakantie hadden nog beveiliging rond. Is de afwezigheid van personeel en beveiligers tijdens Open+-uren niet té verleidelijk voor sommige mensen?
Wim Markus: ‘Natuurlijk kan er wel eens iets gebeuren. Ik heb meegemaakt dat iemand een verjaardagsfeestje vierde in de bibliotheek. Dat was niet de bedoeling, al moest ik er ergens ook wel om lachen. Over het algemeen gebeurt er opvallend weinig. Sowieso is een Open+-reglement belangrijk. Daarin leg je vast wat mag en wat niet mag: Mag iemand alleen naar binnen? Mag je je kinderen meenemen? Mogen mensen zelf eten en drinken meenemen? Wat gebeurt er als iemand zich misdraagt? Moet iedereen zich apart aanmelden? Zeker jongeren lopen nog weleens met z’n drieën naar binnen terwijl maar één persoon zich heeft aangemeld. Maar je wilt juist weten wie er binnen is. Dus moeten ze zich allemaal aanmelden.’

Joren Engelen: ‘Je moet duidelijke regels opstellen en een rode lijn trekken. Als iemand daar overheen gaat, stopt het verhaal. Dat is belangrijk om medewerkers gerust te stellen, maar ook bezoekers. Je geeft vertrouwen, maar je moet ook laten zien dat eventueel misbruik gevolgen heeft.’

Wim Markus: ‘Als iemand zich niet aan de regels houdt, kun je de toegang ontzeggen. In sommige bibliotheken geldt dan: eerst een waarschuwing, bij een volgende overtreding mag je bijvoorbeeld een jaar niet naar binnen. In Keulen draait Open+ in het stadsdistrict Kalk. Dat is een achterstandswijk, en het loopt goed. Maar je moet wel investeren in ambassadeurs, zeker onder jongeren. Begin bijvoorbeeld met Open+ voor volwassenen en bekijk in een later stadium of je het kunt uitbreiden naar 16-plussers of 14-plussers.’

Worden bezoekers in de gaten gehouden tijdens Open+-uren?
Wim Markus: ‘We gebruiken inderdaad standaard camera’s, luidsprekers en koppelingen met andere systemen. Tijdens Open+-tijd worden alle bewegingen opgenomen. Uiteraard houden we daarbij de privacy van bezoekers in het oog: camerabeelden worden standaard verpixeld aangeboden, zodat personen niet herkenbaar zijn. Als zich een incident heeft voorgedaan, kan een bibliotheek beelden niet-verpixeld bekijken via een speciale toepassing. Dat kan alleen met een wachtwoord en door twee of drie personen tegelijk.’

Wat willen jullie de komende jaren nog verbeteren aan Open+?
Joren Engelen: ‘Op salesniveau willen we natuurlijk meer bibliotheken bereiken en onze naamsbekendheid vergroten. Je moet ambassadeurs vinden. Hoe meer goede voorbeelden er zijn, hoe makkelijker het wordt.’

Wim Markus: ‘Voor mij gaat het vooral om de bibliotheek zelf: hoe kan die zich ontwikkelen? Dat is een vraag die mij al veertig jaar motiveert. Meteen na mijn studie ging ik aan de slag voor een information broker, een intermediair tussen uitgevers en bibliotheken die informatie van uitgevers in fysieke of digitale vorm aan bibliotheken leverde. Sindsdien heb ik altijd in bibliotheken gezeten. Meer dan veertig jaar geleden werd al gezegd dat het boek zou verdwijnen. Maar het is er nog steeds. De bibliotheek ziet er wel heel anders uit dan vroeger en heeft allerlei functies in de wijk of stad. Ik vind het fantastisch om daar onderdeel van te zijn. Open+ is een van de antwoorden op de cruciale vraag hoe de bibliotheek haar bestaansrecht kan garanderen. Zeker als het economisch slechter gaat, is cultuur vaak het kindje dat met het badwater wordt weggegooid. Ik wil dat bibliotheken zichzelf beter in de kijker zetten. Open+ is bovendien geen productje dat je neerzet en daarna vergeet. Wij evalueren met klanten: Passen de bemande en Open+-uren nog bij elkaar? Moet je misschien op zondag open in plaats van op woensdag? Welke gebruikersgroepen wil je bereiken? Wil je dertig procent meer gebruikers bereiken? Dan moet je ook kijken naar data: Wat is de gemiddelde leeftijd van Open+-gebruikers? Wat is het populairste tijdstip? Uit welke gemeenten of dorpen komen de bezoekers?’

Joren Engelen: ‘Die data kun je gebruiken om gerichter marketing te doen en nog meer mensen naar de bibliotheek te krijgen.’

Wim Markus: ‘Je moet ook out of the box durven denken. Er is bijvoorbeeld een trend gaande dat online-gamers teruggaan naar kaartspellen en weer fysiek met elkaar gamen. Dat doen ze meestal ’s avonds en in de weekenden. De bibliotheek zou een ideale plaats zijn om dit aan te bieden: samen aan een tafel zitten brengt de sociale verbinding terug. Precies waar bibliotheken zo goed in zijn. Uiteindelijk hebben we allemaal hetzelfde doel: de bibliotheek interessanter maken voor nog meer mensen.’

Meer lezen / informatie
•De Volkskrant 19 mei 2026: De bieb is dicht, maar je kunt er toch naar binnen om te studeren en te werken: ‘Een verborgen juweel’.

•Webinar 24 september: De toekomst van bibliotheken dankzij Open+. Inschrijven kan via https://www.tracs.be/inschrijving-webinar/