Video: invullen 1

Foto: Michelle van Doorn

Toen Laura Koppenberg zo’n vier jaar geleden aantrad, constateerde zij dat de vestiging in Nijkerk hoognodig aan een opfrisbeurt toe was. ‘Onze wens was om de inrichting en indeling beter te laten aansluiten bij de huidige brede taken van de bibliotheek. We wilden onder meer de ontmoetingsfunctie versterken door meer zitjes te realiseren. Andere wensen waren een aparte instructieruimte voor de groeiende hoeveelheid cursussen en de taalbegeleiding. En een vast podium. Bovendien wilden we de Speelotheek, een organisatie die bij ons “inwoont”, een betere plek geven’, zo vertelt zij. Omdat het pand in Nijkerk eigendom is van de bibliotheek, moest de organisatie de gewenste verbouwing zelf bekostigen. ‘We hadden natuurlijk wel reserves, maar zeker niet genoeg om een renovatie van deze omvang te dekken’, zegt Koppenberg.

Inspiratie opdoen
Om zich te laten inspireren maakte Koppenberg een rondje langs andere bibliotheken die in het recente verleden een renovatie achter de rug hebben om te kijken hoe het er bij hen uitzag. ‘Dan vroeg ik meteen ook hoe zij de bekostiging geregeld hadden’, vertelt ze.
Met crowdfunding hebben andere bibliotheken geen ervaring, ontdekte de bibliotheekdirecteur. ‘Althans, ik vond geen goede voorbeelden hiervan in de sector. Maar wel in bijvoorbeeld de film-, toneel- en festivalwereld.’ Ze vertelt dat ze tijdens een lunch met de directeur van het Filmtheater van Hilversum in de zomer van 2024 hoorde van de succesvolle crowdfunding voor twee nieuwe filmzalen. ‘Ik heb hem toen gevraagd met wie zij samenwerkten. Dat bleek creativefunding. Met dit platform heb ik vervolgens contact gezocht.’

Stefan Slok werkt als crowdfundingsexpert bij creativefunding (een onderdeel van voordekunst, dat kunst- en cultuurorganisaties helpt hun projecten te financieren door ‘het grote publiek’ te vragen om een bijdrage). ‘Wij doen veel crowdfunding voor bijvoorbeeld filmhuizen, musea, theaters’, vertelt hij. ‘Een bibliotheek begeleiden was nieuw, maar we hebben het adviestraject op dezelfde manier ingestoken als we altijd doen. Zo begonnen we met een intake om wensen en behoeften te achterhalen. Op basis daarvan schreven we een advies.’

Streefbedrag
Van Slok hoorde Koppenberg dat het belangrijk is om vooraf een realistisch streefbedrag vast te stellen voor de crowdfunding. ‘Dat luistert best nauw, want het platform stelt als eis dat je minimaal 80 procent van het geschatte bedrag ook echt ophaalt. Zo niet, dan gaat het geld terug naar de donateurs.’

Ze gaat verder: ‘We vonden het best lastig een realistisch bedrag te bedenken. Omdat een benchmark binnen de bibliotheeksector niet bestaat, hebben we gekeken naar filmhuizen en andere culturele instellingen waarvoor creativefunding crowdfundingcampagnes heeft opgezet.’ Slok: ‘Bedragen liggen doorgaans tussen de 15.000 en 50.000euro.’ Koppenberg: ‘Ons streefbedrag werd uiteindelijk 20.000 euro. Dit leek ons haalbaar, gezien het aantal inwoners van Nijkerk en het aantal bibliotheekleden. De gemeente heeft circa 45.000 inwoners, waarvan er ongeveer 35.000 wonen in de stad Nijkerk. Het ledental is 24,8 procent van de bevolking.’

Workshops
Creativefunding begeleidde de bibliotheek een half jaar lang bij het opzetten en uitvoeren van de crowdfunding-campagne. Op 3 december 2024 was de kick-off workshop met het kernteam van de bibliotheek. ‘Dit team bestond uit vier collega’s en ikzelf’, zegt Koppenberg. ‘Samen waren we de voornaamste trekkers, uitvoerders en begeleiders van het traject.’ In de kick-off bijeenkomst ging Slok vooral in op vragen als: wat is crowdfunding eigenlijk, hoe werkt het?
In januari volgde een tweede workshop. ‘Dat was een doelgroepensessie waarin we gingen kijken: wie zijn de mogelijke donateurs, hoe kunnen we ze bereiken?’, vertelt Slok. ‘Wij maken altijd onderscheid tussen drie verschillende groepen: familie, vrienden en toekomstige vrienden. Die benader je elk op een andere manier.’ Koppenberg: ‘Tot onze warme kring behoren medewerkers en vrijwilligers. Tot de tweede kring onder meer leners. Bovendien wilden we ook de overige inwoners bereiken, plus bedrijfsleven en maatschappelijke organisaties.’

Creativefunding en bibliotheek brainstormden ook over wat de boodschap van de crowdfunding campagne zou worden. ‘En over manieren om deze onder de aandacht te brengen’, zegt Slok. Daarnaast vervaardigde het platform de crowdfunding pagina waar mensen een donatie konden doen, in de huisstijl van de bibliotheek. ’Verder heeft het platform de geldstromen geregeld’, aldus Koppenberg.

Uniek: Bibliotheek Nijkerk haalt geld binnen met crowdfunding

De Bibliotheek Gemeente Nijkerk (vestigingen in Nijkerk, Nijkerkerveen en Hoevelaken) bracht via crowdfunding een deel van de middelen voor een verbouwing bijeen en is daarmee een pionier binnen de sector. Hoe zag de campagne eruit en wat leverde die op? 'Je werkt niet alleen aan het binnenhalen van extra middelen, maar verstevigt ook de band met de lokale gemeenschap', zegt directeur-bestuurder Laura Koppenberg.

Foto: Nel Schoon

Afhankelijkheid
Rijnbrink verdiepte zich niet alleen in de inkomsten van de Bibliotheek Gemeente Nijkerk, maar nam ook andere bibliotheken onder de loep, vertelt Manon Derksen, adviseur strategie en organisatieontwikkeling bij Rijnbrink (en een van de onderzoekers). ‘We hebben gekeken of bibliotheken minder afhankelijk kunnen zijn van subsidies en hoe ze tweede en derde geldstromen kunnen genereren.’ Ze vertelt dat bibliotheken nu gemiddeld zo’n 80 procent van hun inkomsten halen uit structurele subsidies, dus uit de eerste geldstroom. Ongeveer 20 procent komt uit de tweede geldstroom (incidentele subsidies en private fondsen) en de derde geldstroom (overige inkomsten).

‘Een belangrijke conclusie uit het onderzoek is dat de mogelijkheden om heel veel meer eigen inkomsten te genereren vrij gering zijn. Tweede en derde geldstromen kunnen bovendien nooit de basisfuncties van de bibliotheek dekken, want dan maak je de exploitatie onzeker. De afhankelijkheid van de overheid zal dus blijven’, stelt Derksen. ‘Tegelijkertijd is het zo dat die geldstromen wel goed benut kunnen worden voor extra’s, zoals een project. Het whitepaper geeft handvatten voor waar je als bibliotheek allemaal aan kunt denken als je deze geldstromen wilt aanboren, en wat succesfactoren en valkuilen zijn.’

Foto: Rijnbrink

In 2024 vroeg de Bibliotheek Gemeente Nijkerk aan Rijnbrink om een onderzoek uit te voeren naar (verdere) mogelijkheden voor het aanboren van tweede en derde geldstromen. Dit leidde zowel tot een rapport voor deze bibliotheek als tot een onderzoek en het whitepaper Cultureel ondernemerschap, slimme inzet van tweede en derde geldstromen voor de hele bibliotheeksector.

‘Aanleiding was dat de wethouder en de Raad van Toezicht wilden weten welke mogelijkheden er voor onze bibliotheek liggen om de begroting te ontlasten’, zegt Koppenberg. ‘Rijnbrink heeft toen onderzocht waaruit onze inkomsten bestaan en hoe die zijn opgebouwd. Dus wat de verhouding is tussen subsidie en overige inkomsten. En welke mogelijkheden er zijn om andere geldstromen aan te boren. Denk bijvoorbeeld aan: fondsenwerving, sponsoring vanuit het bedrijfsleven, donateursprogramma’s, erfenissen en legaten, zalenverhuur enzovoort. Daaruit kwam naar voren dat we in de basis eigenlijk subsidie tekortkomen. Hierover ben ik nu met de Raad van Toezicht en gemeente in gesprek’. Ze vervolgt: ‘Uit het rapport bleek ook dat er nog kansen liggen als het gaat om fondsenwerving en donateursprogramma’s. Maar dat is niet een kwestie van een paar mailtjes sturen: het vraagt om intensief relatiemanagement. Daarvoor ontbreekt ons nu helaas de tijd en capaciteit.’

Onderzoek van Rijnbrink

Ambities behaald
De crowdfunding was onderdeel van een groter fondsenwervingsplan. ‘Tijdens mijn rondje langs overige bibliotheken die hebben gerenoveerd, raakte ik onder meer in gesprek met directeur-bestuurder Renske van der Kooij, van de Bibliotheek Westland. Die had de fondsenwerving heel goed op orde. Dat is een inspiratiebron geweest voor ons dekkingsplan’, vertelt Koppenberg.
Ze vervolgt: ‘Een speciaal aangetrokken fondsenwerver benaderde verschillende landelijke en lokale fondsen en ging op zoek naar subsidies. Uiteindelijk hebben we donaties gekregen van VSBfonds, Rabobank Randmeren, twee lokale fondsen – Van den Tweel Foundation en Stichting Weeshuis Nijkerk – en de gemeente. Daarnaast hebben we de SPUK-regeling 2023/24 gebruikt. En we hebben een Dorpendeal aangevraagd bij de provincie Gelderland – en ook gekregen. De Dorpendeal is een regeling om de sociale cohesie in wijken en dorpen te versterken. Ons plan, dat zich richt op het versterken van de positie van de bieb als centrale ontmoetingsplek voor de Nijkerkse samenleving, bleek goed aan te sluiten bij de criteria van de Dorpendeal.’ De voorinvestering die is gedaan door een extern fondsenwerver in te schakelen, verdiende zichzelf dus terug, concludeert Koppenberg.
Inmiddels is de verbouwing grotendeels achter de rug.

‘Op 30 oktober 2025 was de feestelijke heropening, met tweehonderd gasten. In het eerste kwartaal van 2026 wordt nog de nieuwe instructieruimte gerealiseerd, plus wat kleine aanpassingen in het gebouw’, vertelt Koppenberg. Ze stelt vast: ‘Dankzij de fondsenwerving en de crowdfunding konden we de puzzel compleet maken. Als dat niet was gelukt, hadden we onze ambities aanzienlijk moeten bijstellen.’

Geleerde lessen
Terugblikkend: wat zijn geleerde lessen, als het gaat om crowdfunding? ‘Dat je op tijd moet beginnen’, zegt Koppenberg. ‘Ook een heldere boodschap is essentieel. We hebben geleerd dat je heel duidelijk moet zijn over het waarom van de crowdfunding. Er waren mensen die niet doneerden, omdat ze dachten dat ze daarmee de gemeente steunden. Ik moest dan uitleggen dat het gebouw van onszelf is en dat wij verantwoordelijk zijn voor onderhoud en verbouwingen.’ ‘We kregen van sommige mensen de feedback: ‘De bieb krijgt toch subsidie? Waarom zou ik dan doneren?’, vult Slok aan. ‘Toen hebben we in de wervende campagnetekst een stukje uitleg toegevoegd.’

Een les is ook dat je veel tijd en energie in de uitvoering moet steken. ‘De samenwerking met creativefunding was top, maar betekende niet dat we alles konden uitbesteden’, zegt Koppenberg. ‘Daarom is het belangrijk om er echt een teameffort van te maken. Dat is bij ons goed gelukt; medewerkers en vrijwilligers waren heel gedreven. Verder is het belangrijk om de Raad van Toezicht en relaties goed mee te nemen in het proces. Samen met personeel en vrijwilligers bleken zij de ambassadeurs van de crowdfunding; de “olievlekwerking” begon bij hen.’

Tegenprestaties
De bibliotheekdirecteur vertelt dat creativefunding ook had aangegeven dat er tegenprestaties bedacht moesten worden: attenties voor donateurs. ‘Hiermee stimuleer je mensen om te geven en verhoog je tegelijkertijd de betrokkenheid’, legt Slok uit. Koppenberg vult aan: ‘Met het eigen team bedachten we tegenprestaties en zetten we ze op de campagnewebsite. Voor de ene tegenprestatie moesten donateurs meer betalen dan voor de andere. Je kon bijvoorbeeld toegangskaarten ontvangen voor het heropeningsfeest, een studieplek met naamplaatje adopteren, een stempelkaart voor tien keer koffie krijgen, een strippenkaart voor diverse activiteiten, een rondleiding bij de NBD of je mocht een eigen thematafel inrichten. Ook hebben we gratis abonnementen verloot.’
De aanpak heeft goed gewerkt, stelt Koppenberg achteraf vast. ‘We merkten dat de tegenprestaties enthousiasme losmaakten.’

Campagneweken
Koppenberg vertelt dat de bibliotheek een strakke marketingcampagne opzette rond de boodschap ‘Help mee en bouw mee aan de bibliotheek van de toekomst’. ‘Daar kwam heel wat bij kijken. Zo lieten we een filmpje maken voor de landingspagina van de “donatieomgeving” – later hebben we het ook gedeeld via socials en onze eigen onlinekanalen. Dit betekende dat we een script moesten schrijven en dat we een filmbedrijf moesten inhuren. Want we wilden dat het er professioneel en “gelikt” uit zou zien. Verder stelden we persberichten op voor lokale media, e-mails voor klanten en posts voor sociale media en nieuwsbrieven. Ook hebben we op de Boerenmaandag Markt gestaan, een groot lokaal evenement waar we flyers uitdeelden. Mensen konden ter plekke een QR-code scannen om te doneren. Of contant geld in een pot stoppen.’

Slok: ‘Vanuit creativefunding gaven we feedback op de campagne, onder meer op de tegenprestaties, wervende tekst, video. En we schreven een voorzet voor marketingberichten. Maar uiteindelijk kent de bibliotheek haar eigen doelgroepen zelf het beste en weet zij als geen ander wat ze wil overbrengen.’

Hartverwarmende reacties
De verbouwing was begroot op ongeveer 600.000 euro. ‘Op de totale begroting is 20.000 euro dus maar 3,3 procent’, zegt Koppenberg. ‘Maar met dit geld kunnen we wel dingen doen die anders niet mogelijk waren geweest, zoals de jeugdhoek mooi inrichten. En in termen van goodwill en positieve uitingen van de gemeenschap was het resultaat onbetaalbaar.’ Slok: ‘Als mensen doneerden, konden ze daarbij een motivatie geven. Dat heeft veel hartverwarmende reacties opgeleverd. Die heeft de bibliotheek later uitgeprint en op de pui gehangen.’ Koppenberg: ‘De quotes van donateurs gebruik ik nu ook weer richting de gemeente, om het verhaal over het belang van de bibliotheek te onderstrepen. Dankzij de crowdfunding wisten we beter hoe de community naar de bibliotheek kijkt en zagen we hoe hoog de betrokkenheid is.’

Naast de in dit artikel genoemde initiatieven, verzorgt GO opleidingen ook al enige tijd opleidingsactiviteiten gericht op de frontoffice. Naast de Basisopleiding Bibliotheken (13-daagse opleiding), die zich juist richt op de klantgerichte informatievaardigheden en communicatie op de werkvloer, zijn de laatste jaren ook titels zoals 'Omgaan met grensoverschrijdend gedrag', 'Digitale informatievaardigheden', 'Coach Digitaal Burgerschap' en 'Customer Journey' toegevoegd aan het aanbod. GO opleidingen richt zich op medewerkers, die al in de bibliotheek werkzaam zijn en hun kennis en vaardigheden op het juiste niveau willen brengen. Het gehele aanbod is te vinden op: www.goopleidingen.nl