Over de auteurs

•Klaas Gommers (adviseur verenigingszaken, VOB).
•Minke ter Stal (adviseur onderzoek, Rijnbrink).
•Monique Lubbers (informatiemanager, Rijnbrink).
•Lisenka Akse (coördinator datagovernance,OB-netwerk, KB)
•Annemiek van de Burgt (senior adviseur onderzoek en kennisdeling, KB).

Waar te beginnen?
De ambities zijn groot en we kunnen niet overal tegelijk aan werken. Daarom richten we ons eerst op pijler 1 en 4: voor een eenduidige en eenvoudige gegevenslevering.
Klaas Gommers, adviseur verenigingszaken bij de VOB, licht toe waarom: ‘Een randvoorwaarde voor een datavolwassen netwerk is het gebruik van één gemeenschappelijke taal. Ik krijg nu vaak te horen dat we in de sector appels met peren proberen te vergelijken. Met eenduidige definities en een onderliggende set aan afspraken zorgen we voor een randvoorwaarde om te gaan benchmarken. Ook kijken we of we hiermee de gegevenslevering zelf eenvoudiger kunnen maken door middel van automatisering.’

Hoe gaat zo’n WaU-traject in zijn werk?
Lisenka Akse, coördinator data-governance bij de KB en co-piloot van dit traject, vertelt meer over het proces: ‘Momenteel zitten we in de verkenningsfase voor alle trajecten. Daarin wordt iedereen uit het bibliotheeknetwerk uitgenodigd om samen te ontdekken waar kansen liggen voor de verbetering van de digitale publieke dienstverlening.
Hoe kunnen we klantgericht werken verder verankeren binnen de sector en binnen de WaU-trajecten? Tijdens de eerste bijeenkomst in oktober 2024 werden vanuit het netwerk meer behoeftegerichte uitdagingen en ambities gesignaleerd. Op basis daarvan hebben we de afgelopen maanden tijdens verschillende fysieke bijeenkomsten met een afvaardiging vanuit de VOB, bibliotheken, POI’s en de KB vier verschillende pijlers geformuleerd, waar we met dit traject aan een technologische versnelling willen werken. Hoe precies wordt tijdens de komende bijeenkomsten verder verkend.’

Vier pijlers voor een datavolwassen netwerk
De ambities waar met dit traject aan gewerkt wordt, kunnen onderverdeeld worden in vier pijlers. Per pijler wordt verkend welke problematiek speelt en wat het doel is waar we vanuit de digitale netwerkinfrastructuur naartoe kunnen werken. Uiteraard in samenwerking met inhoudelijke experts, partners en andere (netwerk)samenwerkingsverbanden.

•Peiler 1: Gemeenschappelijke taal
Eenduidigheid van definities en onderliggende afspraken om de datakwaliteit te verhogen en data beter te kunnen duiden, benchmarken en koppelen.

•Peiler 2: Mindset
Iedereen in het netwerk is zich bewust van de meerwaarde van data en de toepassing daarvan voor het netwerk, de eigen organisatie en eigen functie.

•Peiler 3: Inzicht in behoefte, impact en belang
We kunnen meetbaar verschil maken op de drie maatschappelijke opgaven. Op basis van data en (onderzoeks)inzichten kunnen we de dienstverlening beter afstemmen op de behoefte van de bibliotheekleden, bezoekers en de samenleving.

•Peiler 4: Gemakkelijke gegevenslevering
De processen rondom (landelijke) data-aanlevering versimpelen en waar mogelijk automatiseren.

Gedeelde ambitie, verschillende perspectieven
De wens om data-geïnformeerd en impactgericht te werken wordt steeds breder gedragen en is inmiddels meer verankerd in beleidsstukken, zoals meerjarenplannen, jaarverslagen en de Netwerkagenda. Ook in de landelijke netwerksamenwerking wordt dit thema breed opgepakt, onder andere vanuit de netwerktaak Kennis & Kwaliteit en initiatieven zoals Haal meer uit data (Hamud) en de Impact community.

Annemiek van de Burgt, onderzoeksadviseur bij de KB, licht toe hoe hier in de praktijk op ingezet wordt. ‘We werken breed aan één gedeelde ambitie, vanuit verschillende perspectieven. Kennis & Kwaliteit richt zich op de strategische lijnen om de Netwerkagenda door middel van onderzoek en kennisdeling naar de uitvoering te brengen en bestuurlijk draagvlak te creëren. Initiatieven als Hamud en de Impact community zijn gericht op de huidige praktijk - operationeel, ondersteunend en signalerend vanuit de inhoud, om beter te benutten wat er allemaal al is aan data en onderzoeksinformatie. In het WaU-traject ligt de focus op technologische vernieuwing om de datavolwassenheid van het bibliotheeknetwerk te vergroten.’

Werken aan een datageïnformeerde bibliotheeksector

onderzoek

Over de WaU: vijf trajecten

WaU staat voor Werk aan Uitvoering: een Rijksprogramma ter verbetering van de publieke dienstverlening. De KB heeft als zelfstandig bestuursorgaan (ZBO) extra financiering kunnen aanvragen om met dat doel, verspreid over de komende zes jaar, te investeren in de digitale dienstverlening van het openbare bibliotheeknetwerk. Hiervoor zijn vijf trajecten vastgesteld: Website as a Service (WaaS), Datavolwassen bibliotheeknetwerk, AI en metadateren, Authenticatie ten behoeve van een Leven Lang Ontwikkelen en Klantreizen: de gebruiker centraal. Wil je meedenken over de invulling van de WaU-trajecten? Meer informatie en de volgende bijeenkomsten, inclusief aanmeldlink, vind je op Bnetwerk.

Als bibliotheeknetwerk schrijven wij en onze partners de mooiste verhalen. Over baby’s die in aanraking gebracht worden met taal, over het op weg helpen van mensen die digitaal vastlopen, en over de verbindingsrol die de bibliotheeklocaties spelen in de wijk. Die verhalen komen tot leven door de bibliotheekleden en bezoekers. Wat het bibliotheeknetwerk voor deze groepen kan betekenen, bekrachtigen we met data. Cijfers, statistieken, onderzoeksresultaten: we zetten ze in om het verhaal te ondersteunen en zo keuzes en financiering te verantwoorden, programma’s te verbeteren en uiteindelijk de leden en bezoekers beter te kunnen helpen. Dit valt of staat met de kennis en kwaliteit van data en de techniek die daarvoor ingezet wordt. Daarom richt één van de vijf WaU-trajecten zich op technologische vernieuwing om de datavolwassenheid van het bibliotheeknetwerk te vergroten.

Wat is de WaU? 
WaU staat voor het programma Werk aan Uitvoering, dat is opgezet om de publieke dienstverlening en uitvoering van beleid te verbeteren. Dienstverlening die aansluit op de verwachtingen en behoeften van burgers en die menselijk, wendbaarder en toekomstbestendig is. Een ‘datavolwassen’ bibliotheeknetwerk is hiervoor onmisbaar.

Wat is een datavolwassen bibliotheeknetwerk?
Een netwerk waarin we lokaal, regionaal en landelijk actuele, betrouwbare cijfers kunnen leveren, die we goed kunnen duiden en breed kunnen benutten om duidelijk te maken welke impact we als netwerk hebben. Denk daarbij aan de maatschappelijke opgaven waaraan we werken en de mensen die we bedienen.

Wat is daarvoor nodig?
Het is essentieel dat de leden van het netwerk ‘een gemeenschappelijke taal’ spreken en zich bewust zijn van het belang van betrouwbare cijfers. Uiteraard moeten de bibliotheken het ook niet als een last ervaren om hiervoor data aan te leveren. Deze data helpt ons allemaal om het lokale, regionale en landelijke verhaal over het openbare bibliotheeknetwerk te vertellen. Daarmee kunnen beleid en programma's vormgegeven worden. En in een latere fase verantwoord, geëvalueerd en verbeterd worden. Zo kunnen we de leden en de bezoekers van de bibliotheek beter bedienen.

Hoe kan het bibliotheeknetwerk optimaal gebruikmaken van data om inzicht te krijgen in klantbehoeften en impact te meten? Het WaU-traject Datavolwassen bibliotheeknetwerk richt zich op de digitale netwerkinfrastructuur voor het ontwikkelen van een gemeenschappelijke taal rondom data, bewustwording gebruikersinzichten en gemakkelijkere gegevenslevering. 

Van last naar lust
Het huidige datalandschap is complex en overweldigend voor veel bibliotheken. Minke ter Stal, onderzoeksadviseur bij Rijnbrink, krijgt dit in de praktijk regelmatig terug: ‘Medewerkers van bibliotheken en POI’s lopen op dit moment tegen verschillende uitdagingen rondom de technische infrastructuur aan, zowel bij data-aanlevering als de data-analyse. De beschikbare informatie is versnipperd. Veel is nog handwerk en niet geautomatiseerd. Systemen zijn niet integraal gekoppeld en databronnen zijn moeilijk te doorzoeken en te analyseren.’

Haar collega Monique Lubbers herkent dit ook vanuit haar perspectief als informatiemanager: ‘Door middel van een informatieplan helpen wij bibliotheken om inzicht te krijgen in de huidige staat van de algehele informatievoorziening. Daarna formuleren we samen verbeterprojecten en prioriteren we. Bij vrijwel alle organisaties signaleren wij deze problematiek en ook collega’s van andere POI’s zien dit terug. Kort gezegd komt het erop neer dat de informatiesystemen over het algemeen onvoldoende zijn toegerust om aan de huidige informatiebehoefte te voldoen. Als hier nu geen stappen in worden gezet, dan zal het remmend effect van de systemen te groot worden en zal de kwaliteit van de dienstverlening hieronder lijden.’

Om deze uitdagingen aan te pakken, is de vierde pijler “Gemakkelijke gegevenslevering” aan het traject toegevoegd. Zo wordt de data-aanlevering geen complexe en handmatige corveetaak meer, maar eenvoudig, efficiënt en zoveel mogelijk geautomatiseerd. We zetten een stap naar meer betrouwbare data en minder administratieve rompslomp. Hierdoor kunnen bibliotheken zich focussen op de dienstverlening en tegelijkertijd de inzichten uit de data optimaal benutten voor de verbetering en verantwoording van de dienstverlening.