Foto: gegenereerd door Google Gemini (AI)

Arbeidsmarktfonds SBW draagt bij aan een werkomgeving waarin bibliotheekmedewerkers optimaal kunnen werken, met focus op samenwerking in de branche en thema’s als duurzame inzetbaarheid, inclusie en gelijkwaardigheid en strategisch personeelsbeleid. De stichting zoekt nog bibliotheken die willen meewerken aan de nieuwste arbeidsmarktanalyse. Deze zal gebaseerd worden op bestaande data, groepsgesprekken en enquêtes onder directeuren en medewerkers. Meedoen? Klik dan op deze link (voor directeuren) of deze link (voor medewerkers).

Oproep! SBW zoekt input

Sterke punten beter uitventen
Voor jongeren die nu instromen, zijn verschillende zaken belangrijk, zegt Verhoeven. Ze somt op: leer- en ontwikkelmogelijkheden, een goede werk-privébalans, autonomie. ‘En ze willen maatschappelijk kunnen bijdragen. Wat dat betreft heeft de bibliotheek natuurlijk een fantastisch verhaal. Mensen komen af op die maatschappelijke waarde.’ Iris Bakhuis, senior HRM-adviseur bij Rijnbrink, vult aan: ‘Bibliotheken staan voor groei en ontwikkeling. Niet alleen van hun klanten, maar ook van hun medewerkers. Die kunnen bij de bibliotheek groeien in hun functie: er is een enorme diversiteit aan taken. Dat kan een enorme aantrekkingskracht uitoefenen op nieuwkomers. Ook kun je door dit werk als mens groeien. Al die sterke punten kunnen we beter over het voetlicht brengen in de werving.’

Onderhoud contact met opleidingen
Daarnaast zou gerichter contact met opleidingen op het gebied van bijvoorbeeld informatiebeheer of -management, het sociaal domein of educatie de nieuwe aanwas kunnen bevorderen, denkt De Kok. ‘Als studenten van dergelijke studierichtingen tijdig weten wat voor interessante en maatschappelijk relevante banen er binnen de bibliotheekbranche te vinden zijn, is de match wellicht makkelijker te maken.’ Werving via het onderwijs gebeurt echter nog nauwelijks, zo blijkt uit de Arbeidsmarktanalyse.

Van Hassel: ‘Circa twee derde van de directeuren zegt niet regelmatig contact te hebben met mbo- en hbo-instellingen; dit aandeel ligt op driekwart voor de wo-instellingen.’ Hij gaat verder: ‘Ongeveer een kwart vindt dat de hbo- en wo-opleidingen niet goed aansluiten op de arbeidsmarkt; voor de mbo-opleidingen is dit 40 procent. Desondanks worden stageplekken wel gezien als een manier om jonge medewerkers te werven. Maar liefst 65 procent van de bibliotheken verwacht via stages jongeren aan te trekken.’

Kennis overdragen
Dat medewerkers door de transitie die bibliotheken doormaken, nieuwe competenties nodig hebben, laat onverlet dat ook de traditionele bibliotheekcompetenties belangrijk blijven, benadrukt De Kok. ‘Ik hoor om me heen dat bibliotheken er vooral mee worstelen dat, met het vertrek van oudere medewerkers, veel klassieke bibliotheekkennis verdwijnt. Bijvoorbeeld over collectioneren. Niet voor niets lopen de collectioneursopleidingen snel vol. Omdat we met elkaar zien dat het belangrijk is daarin te investeren.’ De Kok geeft aan dat Dok Delft de opvolging van een “klassieke bibliothecaris” altijd tijdig probeert te regelen. ‘Dan kan de collega die met pensioen gaat, zijn opvolger nog inwerken. Dit is natuurlijk wel een redelijk luxe oplossing, want niet elke organisatie kan het zich permitteren om tijdelijk dubbele lasten te hebben.’

Ook de Bibliotheek Oostland probeert te zorgen voor een ‘warme overdracht’. Naafs: ‘Vorig jaar zou een van onze medewerkers eigenlijk met pensioen gaan. Maar zij wilde nog wel wat langer door. Toen hebben we gezegd: ‘Misschien is het goed dat je nog een jaar blijft en ervoor zorgt dat je jouw kennis en kunde, bijvoorbeeld over collectie en catalogus, goed documenteert en overdraagt aan jongere collega’s.’ En zo is het toen ook gegaan.’
In Borne en omgeving zetten ze er vooral op in dat kennis niet bij één persoon berust. ‘We werken tegenwoordig met stichtingsoverstijgende teams’, legt Deen uit. ‘Zo ontwikkelt het Team Jeugd en Educatie programma’s die op de verschillende scholen in ons werkgebied uitgerold kunnen worden. Als één van de medewerkers uit zo’n team dan met pensioen gaat, beschikken de anderen uit het team over vergelijkbare kennis, die ze kunnen overdragen aan de nieuwe collega.’

Hoe werf je jonge medewerkers?
Hoewel 70 procent van de directeuren aangeeft vacatures goed ingevuld te krijgen, is het aantrekken van (jonge) medewerkers soms toch een uitdaging, zo blijkt uit de Arbeidsmarktanalyse. Wat zouden bibliotheken kunnen doen om meer jongeren te werven?

Pas vacatureteksten aan
Uit de Arbeidsmarktanalyse komen onder andere aandachtspunten voor de werving naar voren: zet in op laagdrempelige vacatureteksten en gebruik sociale media om een jonge doelgroep te bereiken. De OBA heeft hier ervaring mee, zo vertelt Wortel: ‘Een paar jaar terug hebben we vacatureteksten herschreven, met hulp van een externe recruiter. Daarnaast heeft een bureau meegekeken naar hoe we social media beter konden inzetten. Verder doen we aan narrow casting. Hoe dat werkt? In onze bibliotheek studeren veel jongeren. Door posters met vacatureteksten in de vestigingen te hangen en de vacatures ook op onze schermen te laten zien, brengen we de vacatures onder hun aandacht. Dat werkt, weten we inmiddels uit ervaring. Dankzij die aanpak hebben we aardig wat jongeren weten binnen te halen.’

De omvang van de groep oudere medewerkers in de bibliotheeksector is aanzienlijk, maar slinkt wel. ‘In 2017 bedroeg het aandeel 55-plussers nog 45 procent, gebaseerd op een analyse van POB-data; in 2022 was dit gedaald naar 38 procent’, zegt Daniël van Hassel, die als onderzoeker bij CAOP elke twee à drie jaar arbeidsmarktanalyses uitvoert in opdracht van Stichting BibliotheekWerk (SBW, zie kader). ‘De vergroening heeft ingezet: in 2017 bedroeg het aandeel 35-minners circa 15 procent, terwijl dit in 2022 was gestegen naar circa 20 procent.’

Dat beeld herkent Maaike Verhoeven, adviseur HRD bij Probiblio: ‘Toen ik begon in 2017 hadden we met hoge vergrijzingscijfers te maken in Noord- en Zuid-Holland. Daarvan is inmiddels veel minder sprake. Dat komt deels door natuurlijke uitstroom, dus door pensionering. En deels door veranderingen in de bibliotheeksector, waardoor mensen zelf zijn weggegaan.’

Grote verschillen
Hoewel 38 procent van de bibliotheken aangeeft eenvoudig jonge medewerkers te kunnen vinden voor vacatures, geldt dit voor een kwart juist niet, zo blijkt uit de meest recente Arbeidsmarktanalyse openbare bibliotheken, van oktober 2023. Bibliotheken met een relatief groot werkgebied – van meer dan 100.000 inwoners – hebben een relatief jonger personeelsbestand (Schrijen & Huwae, 2024, geciteerd op BNetwerk).

Een voorbeeld van zo’n bibliotheek met een groot werkgebied en veel jonge medewerkers is de OBA in Amsterdam. ‘Wij hebben de grote grijze “bups” al achter de rug’, vertelt P&O-adviseur Manon Wortel. ‘Inmiddels hebben we een vrij “vlakke” leeftijdsopbouw: het personeel is gelijkmatig verdeeld over de verschillende leeftijdsgroepen. Zo’n 18 procent van de medewerkers is jonger dan dertig.’ Ook bij DOK Delft heeft de verjonging al een tijd geleden ingezet, zegt Kevin de Kok, adjunct-directeur van Dok Delft én voorzitter van SBW. ‘Dat heeft er ook mee te maken dat Delft als studentenstad een relatief jonge populatie heeft.’

Hoe anders is de situatie in Twente, in Borne en omgeving. Nathalie Deen is HR-manager van vier samenwerkende bibliotheekstichtingen – van Wierden, Tubbergen, Borne en Dinkelland – onder één MT, en van Kulturhus Borne. ‘Wij hebben veel medewerkers met een lange staat van dienst; ze werken soms wel dertig tot veertig jaar bij de bibliotheek. Terwijl je de twintigers en dertigers op een hand kunt tellen.’

Twee ontwikkelingen
Instroom van nieuwe medewerkers zal de komende jaren noodzakelijk zijn. Bijna 40 procent van de bibliotheekmedewerkers gaat immers binnen een jaar of tien richting de AOW-leeftijd. Daar komt dus bij dat bibliotheken in een transitie zitten naar (multifunctionele) maatschappelijk-educatieve organisaties, schetst Van Hassel. ‘Hierdoor zijn de eisen aan het werk aan het veranderen.’ Hij vervolgt: ‘Beide ontwikkelingen maken instroom noodzakelijk.’

In de Arbeidsmarktanalyse is ook gevraagd aan welke functies bibliotheken verwachten de komende jaren behoefte te hebben. ‘Het vaakst zijn genoemd: leesconsulenten, projectleiders en -medewerkers, community librarians en mediacoaches’, zegt Van Hassel. ‘Als het om de gewenste competenties gaat, dan noemen directeuren het vaakst: samenwerken, kennis van de lokale gemeenschap, resultaatgerichtheid, ondernemerschap en klantgerichtheid. Medewerkers noemen: plannen en organiseren, samenwerken, kennis van digitale systemen, communicatieve vaardigheden en kennis van de lokale gemeenschap.’

Vergrijzing en vergroening in de bibliotheeksector

Video door Tima Miroshnichenko / Pexels

In de bibliotheeksector werken aardig wat 55-plussers. Hoe bereiden bibliotheken zich voor op de verwachte uitstroom door pensionering? En hoe zorgen ze voor het vinden en binden van nieuw (jonger) personeel? Bibliotheekblad legde deze vragen voor aan Stichting BibliotheekWerk (SBW), enkele bibliotheken en POI’s en het Jong Bibliotheek Netwerk. En vroeg ze ook om tips.

Werkgeversbelofte

Hoe maak je aan potentiële nieuwe collega’s duidelijk dat de bibliotheek een veelzijdige organisatie is, waar je grote maatschappelijke impact kunt maken? Een werkgroep met HR- en marketing- en communicatiemedewerkers van diverse POI’s werkt aan een werkgeversbelofte die bibliotheken kan helpen bij de werving.

Marieke Boersma, in het dagelijks leven organisatieadviseur bij Rijnbrink, is projectleider van de werkgroep. Ze vertelt dat sollicitanten dikwijls geen realistisch beeld hebben van werken in de bibliotheek. ‘Ze denken dat het er lekker rustig is. Terwijl het juist een ontzettend dynamische werkplek is waar veel gevraagd wordt van medewerkers. Zo moeten ze met allerlei soorten mensen en werkprocessen kunnen omgaan.’

Ze vervolgt: ‘Het doel van de werkgroep is om een duidelijke werkgeversbelofte te formuleren: hoe is het om bij de bibliotheek te werken? De uitdaging is een belofte op te stellen die herkenbaar is voor iedere bibliotheek, en elk soort functie in de sector. Om hiervoor input te verzamelen, hebben we een enquête gehouden onder alle medewerkers en vrijwilligers in de bibliotheken en individuele gesprekken gevoerd met bibliotheekmedewerkers. Ook was er een klankbordgroep, bestaande uit medewerkers, MT-leden en HR-verantwoordelijken uit bibliotheken. Het proces heeft geleid tot een strategisch document waarin staat beschreven waar de bibliotheek voor staat als werkgever, hoe het is om bij ons te werken. Dit helpt bij het aantrekken van nieuwe medewerkers en het behoud van zittende medewerkers.’

Twee ontwikkelingen
Instroom van nieuwe medewerkers zal de komende jaren noodzakelijk zijn. Bijna 40 procent van de bibliotheekmedewerkers gaat immers binnen een jaar of tien richting de AOW-leeftijd. Daar komt dus bij dat bibliotheken in een transitie zitten naar (multifunctionele) maatschappelijk-educatieve organisaties, schetst Van Hassel. ‘Hierdoor zijn de eisen aan het werk aan het veranderen.’ Hij vervolgt: ‘Beide ontwikkelingen maken instroom noodzakelijk.’

In de Arbeidsmarktanalyse is ook gevraagd aan welke functies bibliotheken verwachten de komende jaren behoefte te hebben. ‘Het vaakst zijn genoemd: leesconsulenten, projectleiders en -medewerkers, community librarians en mediacoaches’, zegt Van Hassel. ‘Als het om de gewenste competenties gaat, dan noemen directeuren het vaakst: samenwerken, kennis van de lokale gemeenschap, resultaatgerichtheid, ondernemerschap en klantgerichtheid. Medewerkers noemen: plannen en organiseren, samenwerken, kennis van digitale systemen, communicatieve vaardigheden en kennis van de lokale gemeenschap.’

Hoe bereiden bibliotheken zich voor op de uitstroom?
Uit de Arbeidsmarktanalyse blijkt ook dat 75 procent van de bibliotheekdirecteuren inzicht heeft in hoe de omvang en samenstelling van de personeelsformatie moet veranderen, met het oog op de toekomst, zo vertelt Van Hassel. ‘Een vijfde van de bibliotheken gaf aan gebruik te maken van een planningstool of een “vlootschouw”. De gebruikte instrumenten geven met name inzicht in het huidige personeelsbestand en hoe dit zich gaat ontwikkelen. In mindere mate helpen ze bij het in kaart brengen van hoe de samenstelling van het personeel moet veranderen om aan te sluiten op de vereiste competenties.’

Strategische personeelsplanning
Om bibliotheken te ondersteunen bij het bouwen aan een toekomstbestendig personeelsbestand kocht SBW in 2023 een leergang Strategische Personeelsplanning van MOON in, vertelt De Kok. ‘Daar hebben toen drie bibliotheken aan deelgenomen.’ ‘Vanaf 2024 biedt Probiblio ditzelfde traject aan de bibliotheken in Noord- en Zuid-Holland aan’, voegt Verhoeven toe. ‘En ook HR-adviseurs van Rijnbrink zijn in deze methodiek getraind.’ Zij vervolgt: ‘Bij strategische personeelsplanning kijk je waar je naartoe wilt en wat dat vraagt van het personeel. Welke ambities heb je? Welke kennis en vaardigheden zijn er nodig om deze te realiseren? Daar ga je dan op sturen.’

Een van de bibliotheken die in 2024 deelnam aan het traject, is de Bibliotheek Oostland. Annemarie Naafs, adviseur P&O blikt terug: ‘Je gaat eerst bepalen: wat zijn onze speerpunten, wat komt er in het meerjarenbeleidsplan, met welke omgevingsfactoren moeten we rekening houden, hoe ziet ons personeelsbestand eruit, wie gaan met pensioen? Welke competenties hebben medewerkers al in huis, welke missen we nog? Van welke medewerkers willen we misschien afscheid nemen, op een manier die voor beide kanten goed voelt? Door op deze manier bezig te zijn met personeelsplanning bereid je je goed voor op de toekomst.’

Die voorbereiding heeft al effect gehad, vertelt ze. ‘Zo gaat onze locatie in Berkel en Rodenrijs verhuizen naar een multifunctionele accommodatie, Casa Cadanza. Medewerkers die daar gaan werken, moeten ook verstand hebben van bijvoorbeeld voorstellingen en sociaal-maatschappelijke zaken. Doordat we hier tijdig bij hebben stilgestaan, kunnen we rustig de juiste nieuwe medewerkers werven. En zittende medewerkers die meeverhuizen, kunnen zich bijscholen in de competenties die ze nog missen.’

Foto: OBA / Buno van der Kraan

Hoe bind je jongere medewerkers?
Nora Achterbosch en Floor Brock van het Jong Bibliotheek Netwerk denken dat het niet altijd makkelijk is om jonge medewerkers duurzaam te binden. ‘Jongere generaties ervaren best veel financiële druk, onder meer door de krappe woningmarkt. En de sector beloont nu eenmaal niet zo rijkelijk’, zegt Brock. ‘Verder kan het lastig zijn om een vaste aanstelling te krijgen, mede vanwege verschillende geldstromen. Dat kunnen voor jonge medewerkers redenen zijn om weer eens verder te kijken.’

Naafs vertelt dat zij meermaals heeft meegemaakt dat sollicitanten afhaakten op het salaris. ‘Dan waren we er eigenlijk al uit, maar vonden mensen dit toch te laag. Overigens zien we dit niet zo vaak bij schoolverlaters. Wel bij mensen met enige werkervaring in een andere sector, waar ze dan nét een klein beetje beter betalen.’

Bied grotere contracten
Uit de Arbeidsmarktanalyse komt naar voren dat het aanbieden van grotere contracten een manier kan zijn om medewerkers te behouden. Deen: ‘Jongeren willen graag contracten van 24, 32 of 36 uur. Dat is ook logisch, maar kleinere bibliotheken zal het niet altijd lukken om deze te bieden. Dit vraagt om creativiteit. Zo kunnen wij bijvoorbeeld grotere contracten maken, doordat we stichtingsoverstijgend werken en dus uren van verschillende stichtingen bij elkaar kunnen sprokkelen.’

Zorg voor ontwikkel- en doorgroeimogelijkheden
Als je niet wilt dat medewerkers snel weer uitstromen, dan moet je ze ook voldoende ontwikkelmogelijkheden blijven bieden, stellen Achterbosch en Brock van het JBN. ‘Zelf krijgen we van onze managers bijvoorbeeld uren voor het werk dat we doen voor het JBN; dat is heel mooi.’ Wortel: ‘Ook het individueel opleidingsbudget kan uiteraard helpen medewerkers te behouden. Bij de OBA krijgen mensen zo’n budget van duizend euro per jaar, op basis van een fulltime dienstverband. Dit kunnen ze in drie jaar opbouwen tot een hoger bedrag, dat ze mogen benutten voor de eigen ontwikkeling. Voor een cursus, maar ook voor bijvoorbeeld individuele coaching.’

De Kok is te spreken over het Traineeship Openbare Bibliotheken van Probiblio, dat is bedoeld voor mensen die vrij nieuw zijn in de branche. ‘Dit blijkt een behoorlijke aantrekkingskracht te hebben; de tweede ronde hiervan loopt inmiddels.’ Hij gaat verder: ‘Daarnaast zijn er natuurlijk verschillende vakinhoudelijke opleidingen die medewerkers kunnen volgen, bijvoorbeeld de opleiding tot community librarian of trainingen voor leesconsulenten.’

Werk samen aan loopbaanpaden
Toch kan het voorkomen dat een medewerker op een gegeven moment is ‘uitontwikkeld’. Deen geeft een voorbeeld. ‘Wij hadden een jongedame in huis, een echte topper, in wie we veel hebben geïnvesteerd. Maar na verloop van tijd zat ze bij ons aan haar plafond en kon ze zich niet verder ontwikkelen. En toen ging ze een stap maken buiten de organisatie. Begrijpelijk, maar wel heel jammer.’ Naafs herkent dit: ‘De jongere generaties denken na een paar jaar: ik wil wel weer eens verder kijken. Dat is best logisch. Maar tegelijkertijd is het wel zuur als je investeert in het volledig opleiden van, bijvoorbeeld, een frontofficemedewerker die dan na twee jaar alweer vertrekt.’ En Wortel zegt: ‘Veel jongeren die bij ons in dienst zijn, werken als medewerker in een publieksdienstfunctie. Zij krijgen dan eerst drie keer een jaarcontract. De vraag is wel: hoe houden we ze daarna vast? Hoe maken we een mooi loopbaanpad voor hen? Kan er bijvoorbeeld doorstroom plaatsvinden naar functies als buurtgericht medewerker, medewerker OBA Taal of medewerker OBA op School?’
Niet altijd zijn er intern doorgroeimogelijkheden. Verhoeven oppert daarom dat het een goed idee kan zijn om als bibliotheekorganisaties meer samen te werken aan het creëren van organisatieoverstijgende loopbaanpaden. ‘Zodat de investering die door de ene bibliotheekorganisatie is gedaan, in elk geval ten goede komt aan de branche.’ Naafs geeft een voorbeeld van hoe zo’n loopbaanpad eruit kan zien: ‘Een van onze collega’s is ooit bij ons binnengekomen via het Taalhuis, waar ze taallessen volgde. Vervolgens begon ze voor acht uur per week in de frontoffice, later werd zij ook coördinator van de frontoffice. En daarna is zij in dienst getreden bij Probiblio, waar ze zich bezighoudt met basisvaardigheden. Zij heeft dus een heel mooi carrièrepad in de branche. Zulke mogelijkheden zouden we als sector vaker moeten gaan bieden. Het is belangrijk dat we elkaar als bibliotheekorganisaties niet als concurrenten zien, maar samen optrekken bij het werven en behouden van nieuwe medewerkers.’

Werk aan een beter imago
Als de bibliotheeksector meer jongeren wil werven, dan moet ze ook iets aan haar imago doen, denkt Floor Brock (33), community librarian bij de Bibliotheek Eindhoven (specialisatie jongeren) en bestuurslid van het Jong Bibliotheek Netwerk (JBN). ‘Ik werk veel met jongeren van 15-25 jaar en die geloven toch nog vaak dat bibliotheken saai, stoffig en stil zijn. Al heb ik wel het idee dat er een kentering gaande is, want de laatste tijd krijg ik vaker positieve reacties, als ik vertel dat ik in de bibliotheek werk. Ook van jonge mensen.’
Ook een fysieke transformatie kan bijdragen aan een flitsender imago, denkt mede-bestuurslid Nora Achterbosch (28), adviseur en projectmanager voor basisvaardigheden en digitale inclusie bij de KB: ‘Een goed voorbeeld is Forum Groningen. Zo’n gebouw, met daarin meerdere functies en activiteiten, spreekt jongeren enorm aan.’

Laat je zien
Brock en Achterbosch opperen dat bibliotheekorganisaties zelf lokaal meer naar buiten zouden kunnen treden, om contact te zoeken met de jongere doelgroep. ‘Ga bijvoorbeeld naar regionale carrièrebeurzen, houd een praatje op opleidingen’, zegt Brock. ‘Laat zien hoe veelzijdig en interessant werken bij de bibliotheek kan zijn.’ Achterbosch: ‘Belicht de verschillende functies en rollen die de bibliotheek te bieden heeft. Maak duidelijk dat je als medewerker niet alleen bezig bent met boeken, maar dat je bijvoorbeeld ook marketeer, beleidsadviseur of onderzoeker kunt zijn.’

Zet in op zijinstroom
Tot slot kunnen bibliotheken ook (meer) inzetten op zij-instroom, denkt Deen. ‘Wij hebben daar goede ervaringen mee. Als je een vacature hebt voor bijvoorbeeld een educatiemedewerker, kan het een grote pre zijn als die persoon uit het onderwijs komt. En zoek je iemand voor de jongste doelgroep, dan kan een achtergrond in de kinderopvang passend zijn.’ Bakhuis: ‘We zoeken in onze branche mensen met héél verschillende competenties. Die kun je opdoen bij diverse opleidingen, bijvoorbeeld op het gebied van welzijn. Of via werkervaring bij maatschappelijke organisaties. Juist die mix van achtergronden is heel waardevol.’

Naafs: ‘Wij nemen bewust ook mensen zonder ervaring in de branche aan, omdat hun “andere competenties” geschikt kunnen zijn voor de organisatie.
Het kan daarnaast handig zijn om mensen met ervaring aan te nemen, als je weinig capaciteit hebt om mensen intern op te leiden en te begeleiden.’
Uit de Arbeidsmarktanalyse blijkt overigens ‘dat zij-instromers niet alleen uit het onderwijs en de kinderopvang komen’, zegt Van Hassel, ‘maar bijvoorbeeld ook uit de kunsteducatie, horeca en de medische wereld.’